Langsung ke konten utama

Getting Things Done : Seni Menyelesaikan Pekerjaan (David Allen) Part 2

MENGATASI PROYEK BESAR DENGAN LANGKAH KECIL

Dalam menghadapi proyek besar kita kadang menghadapi kebingungan. Karena proyek yang dihadapi sangat besar, terkadang bingung mulai dari mana. Untuk menghadapi hal tersebut, kita perlu memecah pekerjaan-pekerjaan tersebut dalam bagian-bagian kecil sehingga bisa dikerjakan terlebih dahulu secara parsial. Dengan begitu pekerjaan yang besar tidak terlihat begitu besar.

Mengelola proyek yang besar juga perlu menggunakan teknik perencanaan yang tepat. Ada teknik yang backward planning. adalah suatu metode perencanaan yang dimulai dari tenggat waktu atau tujuan akhir, lalu bekerja secara terbalik untuk menentukan langkah-langkah dan jadwal yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. 
  1. Identifikasi Tujuan Akhir: Tentukan hasil akhir atau tujuan utama yang ingin dicapai, misalnya, tanggal ujian, proyek selesai, atau tujuan karier. 
  2. Tentukan Penilaian/Indikator Keberhasilan: Buat penilaian atau indikator yang akan menunjukkan bahwa tujuan telah tercapai. 
  3. Rancang Kegiatan Pembelajaran/Langkah-langkah: Kembangkan kegiatan atau langkah-langkah yang akan membantu mencapai penilaian dan tujuan akhir. 
  4. Jadwalkan Urutan Mundur: Susun semua kegiatan dan tugas dalam urutan terbalik, dimulai dari tanggal akhir dan bekerja mundur ke saat ini. 

MENGATASI PENUNDAAN

Penundaan muncul karena ada rasa takut gagal atau merasa tidak siap. Terkadang merasa tugas yang dikerjakan terlalu rumit. Kondisi tersebut membuat kita menjadi ragu untuk memulai pekerjaan. Ada beberapa cara untuk mengatasi penundaan :

  1. Menerima rasa takut dan cemas, kemudian kita fokus  pada langkah pertama yang diambil. Kita akan merasa senang jika pekerjaan kecil bisa kita mulai.
  2. Gunakan teknik POMODORO. Cara  bekerja selama 25 menit tanpa gangguan, lalu beristirahat selama 5 menit. Bekerja dengan blok waktu  yang pendek, kita juga bisa mengurangi rasa malas. Karena kita tahu hanya akan bekerja pada waktu yang pendek.
  3. Ada juga teknik TIME BLOCKING. Teknik ini melibatkan pengalokasian waktu khusus untuk setiap tugas pekerjaan. Misalnya kamu bisa fokuskan pekerjaan yang membutuhkan fokus di pagi hari dan pekerjaan yang lebih santai di sore hari.

MENCARI WAKTU YANG PRODUKTIF
  • Kita perlu tahu dimana energi maksimal kita biasanya muncul. Apakah di pagi hari atau di sore hari? Di waktu itulah  kita bisa meletakkan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan fokus yang tinggi dan kompleks.
  • Di sisi lain, ada juga teknik batching. Teknik batching adalah metode produktivitas dengan mengelompokkan tugas-tugas sejenis dan mengerjakannya dalam satu blok waktu tertentu untuk meningkatkan efisiensi dan fokus. Dengan batching, kita mengurangi waktu dan energi yang terbuang akibat perpindahan antara berbagai jenis tugas, sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan mengurangi beban kognitif.
  • Guna memuluskan upaya-upaya tersebut kita perlu merapikan lingkungan yang dapat meningkatkan produktifitas : gunakan aplikasi manajemen pekerjaan, membuat alur kerja yang jelas serta mengatur lingkungan fisik kerja yang baik.
  • Kita juga perlu menjaga agar sistem kita bangun fleksibel saat menghadapi perubahan.


Labels:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Kesenjangan Jakarta dari Sudut Berbeda

Saat melintas di Jalan Jenderal Sudirman Jakarta,    kita akan terkagum-kagum melihat megahnya gedung-gedung    tinggi.    Betapa majunya    kota metropolitan ini, dihiasi kerlap-kerlip warna-warni.    Sejenak kemudian, kita memasuki salah satu    gedung. Lalu naik ke lantai tertinggi dan memandang Jakarta dari kaca jendela. Oh betapa terkagetnya kita, diantara    sela-sela gedung itu, ada rumah-rumah kecil, warung-warung    sederhana, parkiran  bahkan tumpukan sampah terselip.    Tampak kontras dengan gedung-gedung kelas atas. Sebuah kesenjangan? Bisa jadi. Atau ada    sudut pandang lain untuk membingkainya. Rumah rumah   kecil   yang terselip diantara    pencakar langit, sejatinya adalah entitas pendukung kehidupan kota.    Office Boy  ,  cleaning service ,  security    bahkan    karyawan yang bekerja di    ...
Posting Komentar
Read more »

Getting Things Done : Seni Menyelesaikan Pekerjaan (David Allen) Part 1

TERBEBAS DARI STRESS DENGAN MENULISKAN TUGAS Tugas- tugas yang menumpuk, ide-ide yang belum terealisasi, pesan-pesan dari atasan, email yang berjubel, terkadang membuat pikiran kita terasa berat. Perasaan stress karena memikirkan, bagaimana menyelesaikannya satu persatu sering muncul. Lalu bagaimana langkah awal mengatasi ini? Salah satu cara mengatasi penuhnya pikiran kita adalah dengan menuliskan semua tugas tersebut. Dengan mengalihkan tugas tersebut ke catatan, berarti memberikan kesempatan otak untuk berhenti memikirkannya. Menulis juga dapat menurunkan kecemasan. Karena dengan ditulis kita akan memberikan kesempatan untuk diri kita melihat permasalahan secara menyeluruh dan obyektif. Dalam menuliskan semua tugas, kita bisa dibantu dengan organizer  atau aplikasi yang membantu. KATEGORISASIKAN TUGAS YANG DICATAT Setelah kita menuangkan semua ide, janji, tugas ke dalam catatan, kita perlu mengategorisasikannya. Kategorisasi  tugas dapat dilakukan berdasarkan  jenisnya...
Posting Komentar
Read more »

The Beginner Guide for Stoicsm (Matthew J. Van Natta)

Stoicsm merupakan sebuah paham dari Yunani kuno yang didirikan oleh Zeno dari Citium di abad 3 SM. Paham ini mengajarkan bahwa ketenangan dan kebahagiaan  bisa dicapai dengan hidup selaras dengan alam dan akal, serta memusatkan pada apa yang bisa kita kendalikan dan menerima  hal-hal di luar kendali kita. Beberapa ajaran kuncinya : Membedakan antara yang berada dalam kontrol kita  (contoh : pemikiran, reaksi, tindakan) dengan yang di luar kontrol kita  (contoh : cuaca, perilaku orang lain, penyakit yang datang). Mendorong kita menerima keadaan yang sudah terjadi dan melakukan reaksi yang rasional dan proporsional. Mendorong kita memperjuangkan kebajikan, kejujuran, kebijaksanaan dan keadilan sebagai kebaikan tertinggi. Kunci semua itu adalah bagaimana kita menerima kondisi yang sekarang dan fokus pada hal-hal yang bisa kita kendalikan. Serta melakukan tindakan atau reaksi yang proporsional dan rasional saat menghadapi kondisi-kondisi yang tidak sesuai ekspektasi. Ult...
Posting Komentar
Read more »