Langsung ke konten utama

Getting Things Done : Seni Menyelesaikan Pekerjaan (David Allen) Part 2

MENGATASI PROYEK BESAR DENGAN LANGKAH KECIL

Dalam menghadapi proyek besar kita kadang menghadapi kebingungan. Karena proyek yang dihadapi sangat besar, terkadang bingung mulai dari mana. Untuk menghadapi hal tersebut, kita perlu memecah pekerjaan-pekerjaan tersebut dalam bagian-bagian kecil sehingga bisa dikerjakan terlebih dahulu secara parsial. Dengan begitu pekerjaan yang besar tidak terlihat begitu besar.

Mengelola proyek yang besar juga perlu menggunakan teknik perencanaan yang tepat. Ada teknik yang backward planning. adalah suatu metode perencanaan yang dimulai dari tenggat waktu atau tujuan akhir, lalu bekerja secara terbalik untuk menentukan langkah-langkah dan jadwal yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. 
  1. Identifikasi Tujuan Akhir: Tentukan hasil akhir atau tujuan utama yang ingin dicapai, misalnya, tanggal ujian, proyek selesai, atau tujuan karier. 
  2. Tentukan Penilaian/Indikator Keberhasilan: Buat penilaian atau indikator yang akan menunjukkan bahwa tujuan telah tercapai. 
  3. Rancang Kegiatan Pembelajaran/Langkah-langkah: Kembangkan kegiatan atau langkah-langkah yang akan membantu mencapai penilaian dan tujuan akhir. 
  4. Jadwalkan Urutan Mundur: Susun semua kegiatan dan tugas dalam urutan terbalik, dimulai dari tanggal akhir dan bekerja mundur ke saat ini. 

MENGATASI PENUNDAAN

Penundaan muncul karena ada rasa takut gagal atau merasa tidak siap. Terkadang merasa tugas yang dikerjakan terlalu rumit. Kondisi tersebut membuat kita menjadi ragu untuk memulai pekerjaan. Ada beberapa cara untuk mengatasi penundaan :

  1. Menerima rasa takut dan cemas, kemudian kita fokus  pada langkah pertama yang diambil. Kita akan merasa senang jika pekerjaan kecil bisa kita mulai.
  2. Gunakan teknik POMODORO. Cara  bekerja selama 25 menit tanpa gangguan, lalu beristirahat selama 5 menit. Bekerja dengan blok waktu  yang pendek, kita juga bisa mengurangi rasa malas. Karena kita tahu hanya akan bekerja pada waktu yang pendek.
  3. Ada juga teknik TIME BLOCKING. Teknik ini melibatkan pengalokasian waktu khusus untuk setiap tugas pekerjaan. Misalnya kamu bisa fokuskan pekerjaan yang membutuhkan fokus di pagi hari dan pekerjaan yang lebih santai di sore hari.

MENCARI WAKTU YANG PRODUKTIF
  • Kita perlu tahu dimana energi maksimal kita biasanya muncul. Apakah di pagi hari atau di sore hari? Di waktu itulah  kita bisa meletakkan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan fokus yang tinggi dan kompleks.
  • Di sisi lain, ada juga teknik batching. Teknik batching adalah metode produktivitas dengan mengelompokkan tugas-tugas sejenis dan mengerjakannya dalam satu blok waktu tertentu untuk meningkatkan efisiensi dan fokus. Dengan batching, kita mengurangi waktu dan energi yang terbuang akibat perpindahan antara berbagai jenis tugas, sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan mengurangi beban kognitif.
  • Guna memuluskan upaya-upaya tersebut kita perlu merapikan lingkungan yang dapat meningkatkan produktifitas : gunakan aplikasi manajemen pekerjaan, membuat alur kerja yang jelas serta mengatur lingkungan fisik kerja yang baik.
  • Kita juga perlu menjaga agar sistem kita bangun fleksibel saat menghadapi perubahan.


Labels:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Omelan-Omelan Ibu

  "Burhan, bangun, sudah jam 6 pagi, kau ini solat subuh selalu telat. Mau jadi apa kau nanti," suara ibu menyeruak menembus setengah kesadaranku.  " Sudah kubangunkan sejak  jam setengah lima, matamu terpejam saja bagai terkena lem," sentaknya tak henti-henti. Segera kuambil kaca mataku, kulirik layar telepon dan  memang sudah jam 6 lebih. Sinar matahari telah menerobos di sela-sela gorden lusuh kamarku.  Kuayunkan kaki gontai menembus ruang tengah yang sudah ramai oleh sibuknya anggota keluarga. Menuju kamar mandi, kuambil air penyuci. Solat bagiku masih kurasakan layaknya beban ransel gunung yang tergantung di punggung. Berat, terkadang harus kuseret, tetapi harus kubawa. Di usiaku yang sudah menginjak 20-an, aku sering malas mengerjakanya. Subuh kulakukan  hampir saat matahari telah bersinar terlalu tajam. Itu pun karena ibuku selalu teriak-teriak. Dzuhur, kukerjakan mepet dengan Ashar, biar aku hanya wudlu sekali jalan. Maghrib kadang terlewat. Isya og...
Posting Komentar
Read more »

Muhammad A Kiong

Jika ditanya soal tempat yang paling nyaman selain kamarku, jawabnya adalah masjid kampus UGM. Walaupun aku sendiri bukan mahasiswa universitas itu. Terkadang bisa berjam-jam aku duduk di sana, membaca buku atau diskusi bersama kawan. Hawanya begitu menyejukkan. Tempatnya pun bersih dan indah. Hingga suatu hari aku bertemu dengan laki-laki aneh. Seseorang yang sangat mengagumkan sekaligus membingunganku. Saat itu, aku baru saja solat isya di sana. Usai berdoa, seperti biasa aku duduk di teras masjid. Menatap ke dalam lapangan luas berpohon palem. Untuk sekadar menghirup udara segar. Malam itu cukup cerah, bulan tak malu menampakkan diri. Padahal sore tadi, Jogja sempat diguyur hujan deras. “Assalamualaikum,” sapa laki-laki itu “Walaikum salam,” jawabku singkat. “Lagi menunggu siapa, mas?” “Wah, hanya cari udara segar di sini,” “Iya di sini memang menyejukkan, mas. Sudah lama saya jadi jamaah sini,” jawabnya. Kuperhatikan lebih dekat laki-laki itu. Ah...matanya sipit, seperti oran...
Posting Komentar
Read more »

The 7 Habits of Highly Effective People (Stephen R Covey)

Membaca buku ini kita akan dibawa pada 7 Kebiasaan yang dapat meningkatkan produktivitas kita : Menjadi Proaktif, Bukan Reaktif.  Kebiasaan ini mendorong kita untuk selalu bertindak proporsional saat dihadapkan dengan berbagai tantangan. Saat menghadapi tantangan kita diminta untuk berfokus pada kondisi aktual dan difokuskan untuk mencari solusi, bukan menyalahkan keadaan. Alih-alih berkata ini salah si ini atau si itu, kita didorong untuk mencari potensi perbaikan dan jalan keluar yang bisa dijalankan. Begin With End in Mind (Memulai dengan tujuan akhir yang akan dituju ). Dalam memulai pekerjaan atau aktivitas, kita perlu memiliki visi jangka panjang. Kita harus memikirkan outcome apa yang hendak dituju, sehingga kita bisa memperinci langkah-langkah yang bisa dikerjakan. Dahulukan Yang Utama. Kebiasaan ini mendorong kita untuk memprioritaskan tujuan-tujuan utama daripada bereaksi terhadap urgensi.  Stephen R Covey menekankan pada pengaturan manajemen  diri dan pengatur...
Posting Komentar
Read more »