Getting Things Done : Seni Menyelesaikan Pekerjaan (David Allen) Part 2

MENGATASI PROYEK BESAR DENGAN LANGKAH KECIL

Dalam menghadapi proyek besar kita kadang menghadapi kebingungan. Karena proyek yang dihadapi sangat besar, terkadang bingung mulai dari mana. Untuk menghadapi hal tersebut, kita perlu memecah pekerjaan-pekerjaan tersebut dalam bagian-bagian kecil sehingga bisa dikerjakan terlebih dahulu secara parsial. Dengan begitu pekerjaan yang besar tidak terlihat begitu besar.

Mengelola proyek yang besar juga perlu menggunakan teknik perencanaan yang tepat. Ada teknik yang backward planning. adalah suatu metode perencanaan yang dimulai dari tenggat waktu atau tujuan akhir, lalu bekerja secara terbalik untuk menentukan langkah-langkah dan jadwal yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. 

1. Identifikasi Tujuan Akhir: Tentukan hasil akhir atau tujuan utama yang ingin dicapai, misalnya, tanggal ujian, proyek selesai, atau tujuan karier. 
2. Tentukan Penilaian/Indikator Keberhasilan: Buat penilaian atau indikator yang akan menunjukkan bahwa tujuan telah tercapai. 
3. Rancang Kegiatan Pembelajaran/Langkah-langkah: Kembangkan kegiatan atau langkah-langkah yang akan membantu mencapai penilaian dan tujuan akhir. 
4. Jadwalkan Urutan Mundur: Susun semua kegiatan dan tugas dalam urutan terbalik, dimulai dari tanggal akhir dan bekerja mundur ke saat ini. 

MENGATASI PENUNDAAN

Penundaan muncul karena ada rasa takut gagal atau merasa tidak siap. Terkadang merasa tugas yang dikerjakan terlalu rumit. Kondisi tersebut membuat kita menjadi ragu untuk memulai pekerjaan. Ada beberapa cara untuk mengatasi penundaan :

1. Menerima rasa takut dan cemas, kemudian kita fokus  pada langkah pertama yang diambil. Kita akan merasa senang jika pekerjaan kecil bisa kita mulai.
2. Gunakan teknik POMODORO. Cara  bekerja selama 25 menit tanpa gangguan, lalu beristirahat selama 5 menit. Bekerja dengan blok waktu  yang pendek, kita juga bisa mengurangi rasa malas. Karena kita tahu hanya akan bekerja pada waktu yang pendek.
3. Ada juga teknik TIME BLOCKING. Teknik ini melibatkan pengalokasian waktu khusus untuk setiap tugas pekerjaan. Misalnya kamu bisa fokuskan pekerjaan yang membutuhkan fokus di pagi hari dan pekerjaan yang lebih santai di sore hari.

MENCARI WAKTU YANG PRODUKTIF

• Kita perlu tahu dimana energi maksimal kita biasanya muncul. Apakah di pagi hari atau di sore hari? Di waktu itulah  kita bisa meletakkan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan fokus yang tinggi dan kompleks.
• Di sisi lain, ada juga teknik batching. Teknik batching adalah metode produktivitas dengan mengelompokkan tugas-tugas sejenis dan mengerjakannya dalam satu blok waktu tertentu untuk meningkatkan efisiensi dan fokus. Dengan batching, kita mengurangi waktu dan energi yang terbuang akibat perpindahan antara berbagai jenis tugas, sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan mengurangi beban kognitif.
• Guna memuluskan upaya-upaya tersebut kita perlu merapikan lingkungan yang dapat meningkatkan produktifitas : gunakan aplikasi manajemen pekerjaan, membuat alur kerja yang jelas serta mengatur lingkungan fisik kerja yang baik.
• Kita juga perlu menjaga agar sistem kita bangun fleksibel saat menghadapi perubahan.