Langsung ke konten utama

Getting Things Done : Seni Menyelesaikan Pekerjaan (David Allen) Part 1

TERBEBAS DARI STRESS DENGAN MENULISKAN TUGAS
  • Tugas- tugas yang menumpuk, ide-ide yang belum terealisasi, pesan-pesan dari atasan, email yang berjubel, terkadang membuat pikiran kita terasa berat. Perasaan stress karena memikirkan, bagaimana menyelesaikannya satu persatu sering muncul. Lalu bagaimana langkah awal mengatasi ini? Salah satu cara mengatasi penuhnya pikiran kita adalah dengan menuliskan semua tugas tersebut. Dengan mengalihkan tugas tersebut ke catatan, berarti memberikan kesempatan otak untuk berhenti memikirkannya.
  • Menulis juga dapat menurunkan kecemasan. Karena dengan ditulis kita akan memberikan kesempatan untuk diri kita melihat permasalahan secara menyeluruh dan obyektif.
  • Dalam menuliskan semua tugas, kita bisa dibantu dengan organizer  atau aplikasi yang membantu.
KATEGORISASIKAN TUGAS YANG DICATAT
  • Setelah kita menuangkan semua ide, janji, tugas ke dalam catatan, kita perlu mengategorisasikannya. Kategorisasi  tugas dapat dilakukan berdasarkan  jenisnya, misalnya tugas untuk di kantor, tugas di rumah maupun tugas pribadi. Sistem pengkategorian hendaknya memudahkan kita  melacak dan mengelolanya.
  • Kita juga perlu menyusun skala prioritas. Mana pekerjaan yang bisa dikerjakan lebih dulu dan mana yang bisa ditunda pengerjaannya,
MENETAPKAN LANGKAH PEKERJAAN YANG JELAS
  • Setelah kita membuat kategori tugas berdasarkan kepentingan dan lingkupnya, maka kita perlu menetapkan langkah-langkah pekerjaan yang perlu dijalankan dengan jelas. Misalnya kita memiliki tugas untuk menulis email. Maka kita bisa menetapkan langkah-langkah sebagai berikut : membuat draft email, mencari alamat email yang dituju, menyiapkan lampiran yang akan dikirim. Setelah satu pekerjaan selesai, kita perlu bertanya apa pekerjaan selanjutnya. Menetapkan langkah-langkah pekerjaan  dengan jelas dan runut membuat kita bergerak ke arah yang jelas.
GUNAKANLAH SISTEM PENGINGAT

Pengingat digital seperti aplikasi Microsoft tema/outlook akan sangat berguna untuk menjadi alat yang akan mengingatkan pekerjaan. Selain itu, pengingat fisik seperti kalender  dan sticky note juga dapat digunakan.

SEDERHANAKAN KEPUTUSAN

Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu dihadapkan dengan berbagai hal yang harus diputuskan. Seperti terkait pakaian yang harus digunakan, makan apa pagi ini, menggunakan transportasi apa saat ke kantor. Hal-hal tersebut membuat pikiran terbebani. Untuk  mengurangi beban tersebut, kita perlu menyederhanakan pilihan dengan beberapa langkah berikut ini.

Jika terlalu banyak pilihan dalam pekerjaan, kita bisa memulai dengan mendelegasikan keputusan ke tim yang lain. Misalnya jika kamu memimpin satu tim proyek pembangunan, keputusan-keputusan teknis bisa kita berikan kepada tim ahli di lapangan. Untuk urusan desain, bisa kamu serahkan ke arsitek yang jago, untuk masalah  konstruksi bisa diserahkan ke tim sipil. Selanjutnya, jika memang mereka tidak bisa memutuskan dan kita yang harus memutuskan, kita gunakan 5 langkah pengambilan keputusan :

  1. Kumpulkan informasi yang relevan sebelum membuat keputusan. Kekuatan data dan informasi menjadi kunci di tahap ini. Jika ada riwayat atau catatan menjadi hal yang bisa dipertimbangkan.
  2. Tentukan alternatif yang tersedia. Jangan buru-buru mengambil keputusan.
  3. Evaluasi pro dan kontra masing-masing pilihan yang tersedia.
  4. Pilih yang terbaik dan paling relevan risikonya.
  5. Tindak lanjuti dengan langkah-langkah yang jelas.
Kadang-kadang kita sendiri juga merasa lelah memutuskan pilihan-pilihan. Hal ini bisa diatasi dengan menetapkan kebiasaan-kebiasaan yang efektif, jadi kita tidak perlu memilih lagi. Misalnya menyiapkan pakaian yang akan dipakai sesuai jadwal, sarapan tiap pagi, menetapkan aktivitas rutin.  Kebiasaan yang terbentuk dengan baik akan mengurangi pengambilan-pengambilan keputusan tiap pagi.
Labels:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Omelan-Omelan Ibu

  "Burhan, bangun, sudah jam 6 pagi, kau ini solat subuh selalu telat. Mau jadi apa kau nanti," suara ibu menyeruak menembus setengah kesadaranku.  " Sudah kubangunkan sejak  jam setengah lima, matamu terpejam saja bagai terkena lem," sentaknya tak henti-henti. Segera kuambil kaca mataku, kulirik layar telepon dan  memang sudah jam 6 lebih. Sinar matahari telah menerobos di sela-sela gorden lusuh kamarku.  Kuayunkan kaki gontai menembus ruang tengah yang sudah ramai oleh sibuknya anggota keluarga. Menuju kamar mandi, kuambil air penyuci. Solat bagiku masih kurasakan layaknya beban ransel gunung yang tergantung di punggung. Berat, terkadang harus kuseret, tetapi harus kubawa. Di usiaku yang sudah menginjak 20-an, aku sering malas mengerjakanya. Subuh kulakukan  hampir saat matahari telah bersinar terlalu tajam. Itu pun karena ibuku selalu teriak-teriak. Dzuhur, kukerjakan mepet dengan Ashar, biar aku hanya wudlu sekali jalan. Maghrib kadang terlewat. Isya og...
Posting Komentar
Read more »

Muhammad A Kiong

Jika ditanya soal tempat yang paling nyaman selain kamarku, jawabnya adalah masjid kampus UGM. Walaupun aku sendiri bukan mahasiswa universitas itu. Terkadang bisa berjam-jam aku duduk di sana, membaca buku atau diskusi bersama kawan. Hawanya begitu menyejukkan. Tempatnya pun bersih dan indah. Hingga suatu hari aku bertemu dengan laki-laki aneh. Seseorang yang sangat mengagumkan sekaligus membingunganku. Saat itu, aku baru saja solat isya di sana. Usai berdoa, seperti biasa aku duduk di teras masjid. Menatap ke dalam lapangan luas berpohon palem. Untuk sekadar menghirup udara segar. Malam itu cukup cerah, bulan tak malu menampakkan diri. Padahal sore tadi, Jogja sempat diguyur hujan deras. “Assalamualaikum,” sapa laki-laki itu “Walaikum salam,” jawabku singkat. “Lagi menunggu siapa, mas?” “Wah, hanya cari udara segar di sini,” “Iya di sini memang menyejukkan, mas. Sudah lama saya jadi jamaah sini,” jawabnya. Kuperhatikan lebih dekat laki-laki itu. Ah...matanya sipit, seperti oran...
Posting Komentar
Read more »

The 7 Habits of Highly Effective People (Stephen R Covey)

Membaca buku ini kita akan dibawa pada 7 Kebiasaan yang dapat meningkatkan produktivitas kita : Menjadi Proaktif, Bukan Reaktif.  Kebiasaan ini mendorong kita untuk selalu bertindak proporsional saat dihadapkan dengan berbagai tantangan. Saat menghadapi tantangan kita diminta untuk berfokus pada kondisi aktual dan difokuskan untuk mencari solusi, bukan menyalahkan keadaan. Alih-alih berkata ini salah si ini atau si itu, kita didorong untuk mencari potensi perbaikan dan jalan keluar yang bisa dijalankan. Begin With End in Mind (Memulai dengan tujuan akhir yang akan dituju ). Dalam memulai pekerjaan atau aktivitas, kita perlu memiliki visi jangka panjang. Kita harus memikirkan outcome apa yang hendak dituju, sehingga kita bisa memperinci langkah-langkah yang bisa dikerjakan. Dahulukan Yang Utama. Kebiasaan ini mendorong kita untuk memprioritaskan tujuan-tujuan utama daripada bereaksi terhadap urgensi.  Stephen R Covey menekankan pada pengaturan manajemen  diri dan pengatur...
Posting Komentar
Read more »