Getting Things Done : Seni Menyelesaikan Pekerjaan (David Allen) Part 1

TERBEBAS DARI STRESS DENGAN MENULISKAN TUGAS

• Tugas- tugas yang menumpuk, ide-ide yang belum terealisasi, pesan-pesan dari atasan, email yang berjubel, terkadang membuat pikiran kita terasa berat. Perasaan stress karena memikirkan, bagaimana menyelesaikannya satu persatu sering muncul. Lalu bagaimana langkah awal mengatasi ini? Salah satu cara mengatasi penuhnya pikiran kita adalah dengan menuliskan semua tugas tersebut. Dengan mengalihkan tugas tersebut ke catatan, berarti memberikan kesempatan otak untuk berhenti memikirkannya.
• Menulis juga dapat menurunkan kecemasan. Karena dengan ditulis kita akan memberikan kesempatan untuk diri kita melihat permasalahan secara menyeluruh dan obyektif.
• Dalam menuliskan semua tugas, kita bisa dibantu dengan organizer  atau aplikasi yang membantu.

KATEGORISASIKAN TUGAS YANG DICATAT

• Setelah kita menuangkan semua ide, janji, tugas ke dalam catatan, kita perlu mengategorisasikannya. Kategorisasi  tugas dapat dilakukan berdasarkan  jenisnya, misalnya tugas untuk di kantor, tugas di rumah maupun tugas pribadi. Sistem pengkategorian hendaknya memudahkan kita  melacak dan mengelolanya.
• Kita juga perlu menyusun skala prioritas. Mana pekerjaan yang bisa dikerjakan lebih dulu dan mana yang bisa ditunda pengerjaannya,

MENETAPKAN LANGKAH PEKERJAAN YANG JELAS

• Setelah kita membuat kategori tugas berdasarkan kepentingan dan lingkupnya, maka kita perlu menetapkan langkah-langkah pekerjaan yang perlu dijalankan dengan jelas. Misalnya kita memiliki tugas untuk menulis email. Maka kita bisa menetapkan langkah-langkah sebagai berikut : membuat draft email, mencari alamat email yang dituju, menyiapkan lampiran yang akan dikirim. Setelah satu pekerjaan selesai, kita perlu bertanya apa pekerjaan selanjutnya. Menetapkan langkah-langkah pekerjaan  dengan jelas dan runut membuat kita bergerak ke arah yang jelas.

GUNAKANLAH SISTEM PENGINGAT

Pengingat digital seperti aplikasi Microsoft tema/outlook akan sangat berguna untuk menjadi alat yang akan mengingatkan pekerjaan. Selain itu, pengingat fisik seperti kalender  dan sticky note juga dapat digunakan.

SEDERHANAKAN KEPUTUSAN

Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu dihadapkan dengan berbagai hal yang harus diputuskan. Seperti terkait pakaian yang harus digunakan, makan apa pagi ini, menggunakan transportasi apa saat ke kantor. Hal-hal tersebut membuat pikiran terbebani. Untuk  mengurangi beban tersebut, kita perlu menyederhanakan pilihan dengan beberapa langkah berikut ini.

Jika terlalu banyak pilihan dalam pekerjaan, kita bisa memulai dengan mendelegasikan keputusan ke tim yang lain. Misalnya jika kamu memimpin satu tim proyek pembangunan, keputusan-keputusan teknis bisa kita berikan kepada tim ahli di lapangan. Untuk urusan desain, bisa kamu serahkan ke arsitek yang jago, untuk masalah  konstruksi bisa diserahkan ke tim sipil. Selanjutnya, jika memang mereka tidak bisa memutuskan dan kita yang harus memutuskan, kita gunakan 5 langkah pengambilan keputusan :

1. Kumpulkan informasi yang relevan sebelum membuat keputusan. Kekuatan data dan informasi menjadi kunci di tahap ini. Jika ada riwayat atau catatan menjadi hal yang bisa dipertimbangkan.
2. Tentukan alternatif yang tersedia. Jangan buru-buru mengambil keputusan.
3. Evaluasi pro dan kontra masing-masing pilihan yang tersedia.
4. Pilih yang terbaik dan paling relevan risikonya.
5. Tindak lanjuti dengan langkah-langkah yang jelas.

Kadang-kadang kita sendiri juga merasa lelah memutuskan pilihan-pilihan. Hal ini bisa diatasi dengan menetapkan kebiasaan-kebiasaan yang efektif, jadi kita tidak perlu memilih lagi. Misalnya menyiapkan pakaian yang akan dipakai sesuai jadwal, sarapan tiap pagi, menetapkan aktivitas rutin.  Kebiasaan yang terbentuk dengan baik akan mengurangi pengambilan-pengambilan keputusan tiap pagi.